1. Rekisterin pitäjä
Ådalens idrottsförening Y-tunnus 0131058-8
Uusi porvoontie 1210 01150 Söderkulla
Rekisteri asioiden yhteyshenkilö: Kia Lehmusvuori, kia.lehmusvuori(at)adalensif.com, puh. 050-322 7999
2. Rekisterin nimi
Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilö tiedot on siirretty kokonaan Jopox palveluun jossa pelaajat/vanhemmat voivat hallinnoida niitä itse. Tiedot ovat joukkueen toimihenkilöiden, seuran työntekijöiden, seuran tilitoimiston sekä seuran hallituksen käytössä. Näitä henkilö tietoja käytetään seuran puolesta seuraavissa tilanteissa:
- seuran viestinnässä (sähköposti osoite)
- seurakuvauksissa kuvaus päivästä tiedottamiseen sekä kuvien lähettämiseen
- salibandyliittoon (esim. maajoukkuetie, tulospalvelu)
- ylläpitää yhdyslain mukaista jäsenluetteloa
- laskujen perintä
- palkan tai palkkion maksu
- osallistuminen tapahtumiin
Kerhossa olevien henkilöiden tiedot ovat käytössä seuralle seuraaviin tarkoituksiin:
- viestintä
- laskutus (laskujen lähetys ja maksujen seuraaminen)
- yhteydenotto
- vakuutus (suomisport), sekä tapaturman/äkillisen tapahtuman sattuessa myös vakuutusyhtiölle
Joukkueen toimihenkilöillä on tiedot käytössä seuraaviin tarkoituksiin:
- joukkueen sisäisessä viestinnässä
- yhteydenottoihin
- tilastointi ja tulospalvelu (salibandyliitto)
- maajoukkuetie (salibandyliitto)
Kerättävät tiedot
- jäsenen tai yhteistyökumppanin nimi
- jäsenen tai yhteistyökumppanin postiosoite
- jäsenen tai yhteistyökumppanin syntymäaika
- jäsenen tai yhteistyökumppanin puhelinnumero
- jäsenen tai yhteistyökumppanin sähköpostiosoite
- alaikäisen jäsenen huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- rooli yhdistyksessä (esim. pelaaja, valmentaja, joukkueenjohtaja)
- Jäsenen osallistuminen harjoituksiin, otteluihin ja muihin tapahtumiin
- valmentajien suorittamat valmentaja koulutukset
- eri tapahtumiin voidaan pyytää ilmoittaa uimataito, vaatteiden koko, allergiat
Jopoxissa edellisen kauden tiedot sulkeutuvat kaikilta paitsi pääkäyttäjiltä uuden kauden joulukuun jälkeen. Jopoxissa on jokainen henkilö myös käynyt hyväksymässä tietosuojan, jotta järjestelmää voi käyttää. Jos pelaaja lopettaa seurassa on hänellä mahdollisuus pyytää, että seura poistaa henkilön tiedot.
4. Tietojen säännönmukainen luovuttaminen
Niiden henkilöiden henkilö- ja palkkatiedot, jolle on maksettu palkkaa tai palkkiota, luovutetaan lakisääteisesti vaadittaville tahoille (esim. veroviranomaiset, vakuutusyhtiö, työterveyshuolto).
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Tulostetut aineistot jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.
Rekisterin tiedot on tallennettu palvelimeen, joka vaatii palvelimen osoitteen, käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Henkilöillä on oikeus tarkistaa tallennetut omat tiedot henkilökorttia näyttämällä sekä vaatia virheellisen tiedon korjaamiseen. Henkilöllä on myös oikeus vaatia tietojen poistamiseen, jos henkilö ei enää ole yhdistyksen toiminnassa mukana. Asiasta on lähetettävä kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
5. Seuran käytössä olevat valokuvat
Henkilö tietojen lisäksi seura saa käyttöön seurakuvauksissa otetut pelaajakuvat sekä joukkuekuvat jotka voidaan julkaista omilla nettisivuilla, Facebookissa, Instagramissa. Jos kuvaa ei saa käyttää on siitä ilmoitettava joukkueenjohtajalle.